2. PERENCANAAN PENETAPAN MANAJEMEN

A.             Definisi Perencanaan (Planning)

Adanya perencanaan dapat menjamin bahwa setengah dari keberhasilan sudah tercapai, oleh karena itu apabila akan melakukan suatu kegiatan apapun, perlu disusun perencanaan yang bagus. Perencanaan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen. Perencanaan adalah proses manajemen bertalian dengan usaha melihat kedepan, menilai peristiwa yang akan terjadi dimasa yang akan datang dan bersiap untuk menghadapinya. Proses perencanaan itu pada hakekatnya merupakan proses penentuan tujuan, penerjemahannya kedalam strategi, kebijaksanaan dan program/taktik organisasi, yang semuanya mengandung unsur manfaat.

JENIS-JENIS RENCANA

Rencana dapat dibagi sebagai berikut:

1. Menurut waktu :

·           Rencana jangka panjang meliputi waktu lebih dari 5 tahun

·           Rencana jangka menengah meliputi waktu 1 – 5 tahun

·           Rencana jangka pendek meliputi waktu 1 tahun atau kurang.

2. Menurut lingkup :

·          Rencana strategik: Lingkup luas, komprehensif, jangka panjang, arahan.

·          Rencana operasional: Lingkup terbatas, bertalian dengan sumber daya dan

       kegiatan implementasi rencana strategi.

3. Menurut penggunaan :

·          Beberapa kali: Menjadi pedoman kegiatan pada berbagai situasi.

·          Satu kali untuk menanggulangi masalah unik.

PERANAN DAN TUJUAN PERENCANAAN

1.      Menghindari pekerjaan rutin dan memperkecil kejadian mendadak

2.      Mengkordinasikan berbagai bagian dengan adanya tujuan organisasi

3.      Dipilih metode kerja yang paling baik, karena pimpinan mempunyai lebih banyak waktu

4.      Menggariskan strategi, kebijaksanaan dan program sehingga delegasi wewenang untuk bertindak diperlancar dan kepastian dijamin.

5.      Merupakan dasar atau pedoman untuk pengawasan; perencanaan menghasilkan standar-standar yang dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil kerja

6.      Memfokuskan kegiatan hingga efisien dan efektif

7.      Menciptakan situasi penuh stabilitas, penyesuaian dan memenuhi situasi yang berubah

8.      Memperjelas rantai tujuan dan sarana sehingga anggota organisasi berfokus perhatiannaya pada tujuan bersama

9.      Peningkatan kinerja (performance).

SIFAT PROSES PERENCANAAN

Sifat proses perencanaan itu berupa langkah-langkah yaitu :

(1) Membatasi masalah (tujuan)

(2) Menganalisa status, menentukan skenario masa datang.

(3) Menentukan berbagai alternatif tindakan

(4) Memilih alternatif tindakan yang terbagi sebagai rencana, dan

(5) Melaksanakan rencana dan menilai hasil

KELEMAHAN PERENCANAAN

Menurut Wijayanti (2008), perencanaan mempunyai kelemahan, yaitu:

·                    Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada

kontribusi nyata.

·                    Perencanaan cenderung menunda pekerjaan.

·                    Perencanaan mungkin terlalu membatasi situasimanajemen untuk berinisiatif

Dan berinovasi.

·                    Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi

Individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

·                    Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

KETERBATASAN-KETERBATASAN PERENCANAAN

Beberapa faktor pembatas perencanaan menurut Wijayanti (2008) adalah:

a. Fleksibilitas : Yakni kemampuan untuk mengatakan perubahan atau penyesuaian terhadap situasi yang berubah, baik ditinjau dari sudut fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibilitas rencana itu sendiri. Karena itu, dituntut adanya kesiapan atau jalan keluar apabila rencana yang disusun ternyata dalam pelaksanaanya mengalami hambatan.

b. Biaya : Yakni biaya yang dikeluarkan untuk penelitian penelitian pendahuluan maupun untuk peramalan situasi mendatang. Dalam hal ini biaya yang dikeluarkan tidaklah kecil.

c. Waktu : Tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas.

d. Rencana : Dibuat berdasarkan data waktu lampau dan asumsi-asumsi tentang masa mendatang.

B.             Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan

Menurut Wijayanti (2008), berdasarkan tahap perencanaan, maka dapat dibagi menjadi 4 yaitu:

a. Menentukan tujuan dan serangkaian tujuan

b. Merumuskan keadaan saat ini

c. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

PENDEKATAN PROSES PERENCANAAN

Pendekatan proses perencanaan itu adalah:

1.      Perencanaan dari dalam ke luar (inside-out) yang memfokuskan pikiran dan tenaga pada apa yang telah dilakukan dan melakukannya sebaik mungkin; atau perencanaan dari luar ke dalam (outside-in), yang berdasarkan analisis luar dan penyesuaian kedalam sambil memanfaatkan kesempatan yang terbuka yang belum dilakukan orang lain.

2.      Perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) di mana pimpinan menentukan tujuan-tujuan umum dan membiarkan manajemen tingkat bawah membuat rencana berdasarkan batasan-batasan tersebut. Atau perencanaan bawah-atas (bottom-up planning) yang mulai dengan rencana yang dikembangkan dari tingkat bawah tanpa batasan.

3.      Perencanaan situasional (contingency planning) yang meliputi identifikasi tindakan alternatif yang dapat dipakai untuk mengubah rencana semula bila situasi berubah menurut waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Terry, G. R. dan Leslie, W.R. 1992. Dasar-DasarManajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Wijayanti, I,D,S. 2008. Manajemen. Yogyakarta: Mitra Cendikia

Manullang, M. 1987. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia

Reksohadiprodjo, S. 1990. Pengantar Manajemen. Jakarta: Karunika, Universitas

Terbuka,

1. PENGANTAR

A.     Apa itu Manajemen ?

Pengertian Manajemen 

Manajemen berasal dari kata "to manage" yang berarti mengatur, mengurus atau mengelola.

·         Menurut Horold Koontz dan Cyril O'donnel : Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

·         Menurut R. Terry : Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

·         Menurut James A.F. Stoner : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan.

·         Menurut Drs. Oey Liang Lee : Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi, manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan apa saja yang akan dilakukan oleh seorang manajer dalam kegiatan manajerialnya. Sehingga kegiatan manajerial yang dilakukan oleh manajer tersebut dapat dikatakan sebagai kegiatan proses manajemen. Proses tersebut bermula dari pembuatan perencanaan sampai pada pengadaan pengawasan terhadap pelaksanaan rencana tersebut. Pengawasan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui efektif atau tidaknya pelaksanaan rencana sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Secara menyeluruh, fungsi manajemen tersebut adalah sebagai berikut :

1.  Perencanaan/Planning : Suatu usaha atau upaya untuk merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan guna  mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan ini biasanya dituangkan dalam bentuk konsep atau suatu program kerja.

2.  Pengorganisasian/Organizing : Kegiatan yang meliputi penetapan struktur, tugas dan kewajiban, fungsi pekerjaan dan hubungan antar fungsi.

3.  Penyusunan Staf/Staffing : Termasuk didalamnya adalah perekrutan karyawan, pemanfaatan, pelatihan, pendidikan dan pengembangan sumberdaya karyawan tersebut dengan efektif.

4.  Pengarahan/Directing : Fungsi memberikan perintah atau arahan. Selain itu juga termasuk kegiatan kepemimpinan, bimbingan, motivasi dan pengarahan agar karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif.

5.  Pengkoordinasian/Coordinating : Fungsi mengkoordinir seluruh pekerjaan dalam satu totalitas organisasi pekerjaan. Pengorganisasian mengandung hal-hal sebagai berikut :

a. Sinkronisasi kegiatan

b. keterpduan kegiatan

c. menyelaraskan kegiatan

d. meruntutkan kegiatan

e. Mencegah overlaping dan kekosongan kegiatan

6.  Pengawasan/Controling : Fungsi yang memberikan penilaian, koreksi dan evaluasi atas semua kegiatan. Secara terus-menerus melakukan monitoring atas pekerjaan yang sedang dilakukan. Fungsi ini bertujuan untuk menyesuaikan rencana yang telah dicapai dengan pelaksanaan kegiatan. Hasil dari evaluasi pengawasan ini dijadikan sebagai bahan rekomendasi untuk kegiatan berikutnya.

Fungsi Operasional dalam Manajemen

·         Manajemen Sumber Daya Manusia : Penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik.

·         Manajemen Pemasaran : Kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.

·         Manajemen Operasi/Produksi : Penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar.

·         Manajemen Keuangan : Kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit.

·         Manajemen Informasi : Kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang.

B.      Apa itu Kepemimpinan ?

Pengertian Kepemimpinan

Dalam suatu organisasi kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam menentukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kepemimpinan merupakan titik sentral dan penentu kebijakan dari kegiatan yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Kepemimpinan dipandang sangat penting karena dua hal: pertama, adanya kenyataan bahwa penggantian pemimpin seringkali mengubah kinerja suatu unit, instansi atau organisasi; kedua, hasil penelitian yang menunjukkan bahwa salah satu faktor internal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi adalah kepemimpinan, mencakup proses kepemimpinan pada setiap jenjang organisasi, kompetensi dan tindakan pemimpin yang bersangkutan (Yukl, 1989).                       

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi perilaku seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi tertentu. Faktor-faktor penting yang terdapat dalam pengertian kepemimpinan:

1.  Pendayagunaan Pengaruh

2.  Hubungan Antar Manusia

3.  Proses Komunikasi dan

4.  Pencapaian Suatu Tujuan.

Dalam berbagai literatur, kepemimpinan dapat dikaji dari tiga sudut pandang, yakni:

1.  pendekatan sifat, atau karakteristik bawaan lahir, atau traits approach;

2.  pendekatan gaya atau tindakan dalam memimpin, atau style approach; dan

3.  pendekatan kontingensi atau contingency approach.              

Pada perkembangan selanjutnya, fokus kajian lebih banyak pada cara-cara menjadi pemimpin yang efektif, termasuk dengan mengembangkan kesadaran tentang kapasitas spiritual untuk menjadi pemimpin profesional dan bermoral.

Teori Kepemimpinan

1. Teori orang-orang terkemuka

Bernard, Bingham, Tead dan Kilbourne menerangkan kepemimpinan berkenaan dengan sifat-sifat dasar kepribadian dan karakter.

2. Teori lingkungan

Mumtord, menyatakan bahwa pemimpin muncul oleh kemampuan dan keterampilan yang memungkinkan dia memecahkan masalah sosial dalam keadaan tertekan, perubahan dan adaptasi. Sedangkan Murphy, menyatakan kepemimpinan tidak terletak dalam darir individu melainkan merupakan fungsi dari suatu peristiwa.

3. Teori personal situasional

Case (1933) menyatakan bahwa kepemimpinan dihasilkan dari rangkaian tiga faktor, yaitu sifat kepribadian pemimpin, sifat dasar kelompok dan anggotanya serta peristiwa yang diharapkan kepada kelompok.

4. Teori interaksi harapan

Homan (1950) menyatakan semakin tinggi kedudukan individu dalam kelompok maka aktivitasnya semakin meluas dan semakin banyak anggota kelompok yang berhasil diajak berinteraksi.

5. Teori humanistik

Likert (1961) menyatakan bahwa kepemimpinan merupakan proses yang saling berhubungan dimana seseorang pemimpin harus memperhitungkan harapan-harapan, nilai-nilai dan keterampilan individual dari mereka yang terlibat dalam interaksi yang berlangsung.

6. Teori pertukaran

Blau (1964) menyatakan pengangkatan seseorang anggota untuk menempati status yang cukup tinggi merupakan manfaat yang besar bagi dirinya. Pemimpin cenderung akan kehilangan kekuasaaanya bila para anggota tidak lagi sepenuh hati melaksanakan segala kewajibannya.

DAFTAR PUSTAKA

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_manajemen_umum/Bab_1.pdf

Manullang, M. 1987. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia

Thoha, Miftah. 1983. Kepemimpinan dalam Manajemen. Jakarta:

Rajawali Pers.

Reksohadiprodjo, S. 1990. Pengantar Manajemen. Jakarta: Karunika,

Universitas Terbuka,