A.
Definisi
Pengorganisasian (Organizing)
Untuk mencapai tujuan suatu kegiatan
maupun bisnis, maka pengorganisasian perlu dibentuk dengan maksud setiap unit
kegiatan ada orang yang mengelola secara profesional. Pengorganisasian adalah
proses membagi kerja ke dalam komponen-komponen yang dapat dikelola dan
mengkoordinasikan hasil-hasil agar tercapai tujuan- tujuan. Pengorganisasian
ini bermanfaat, karena jelas siapa menjalankan apa, siapa bertanggung jawab
atas siapa, arus komunikasi dan memfokuskan sumberdaya pada tujuan.
Fungsi Dalam Organisasi
Fungsi adalah kerja yang dapat dibedakan
dari kerja yang lain. Di dalam suatu organisasi, fungsi menyumbang secara
langsung pada pencapaian tujuan. Fungsi seperti ini dikenal dengan nama fungsi
garis. Wewenang garis dicerminkan dengan adanya rantai komando yang berasal
dari manajemen puncak melalui berbagai tingkat hierarki sampai pada tingkat di
mana kegiatan organisasi dilaksanakan. Fungsi ini berkembang mengikuti prinsip
skalar, yaitu bahwa wewenang dan tanggung
jawab mengalir secara vertikal langsung lurus dari tingkat teratas ke tingkat paling
bawah. Terciptalah struktur hierarki dimana terjadi pembagian vertikal wewenang
dan tanggung jawab serta alokasi/pembebanan berbagai tugas sepanjang rantai
skalar. Fungsi lain dalam organisasi adalah fungsi garis dan staf. Di sini staf
merupakan individu atau kelompok dalam organisasi yang fungsi utamanya
memberikan nasihat dan jasa lain pada orang garis. Ada staf pribadi yang
melaksanakan sebagian atau segala fungsi manajer, manajer tetap melakukan
sebagian dan bertanggung jawab terhadap fungsi tersebut; ada pula staf khusus
yang melakukan kerja yang memerlukan keterampilan atau objektivitas yang tidak
dimiliki oleh garis. Staf pribadi terdiri dari asisten garis, asisten staf dan
asisten umum. Staf khusus dapat membantu bagian lain pula. Sekali lagi wewenang
fungsional hanya dapat efisien dan efektif apabila dilaksanakan oleh mereka
yang memiliki informasi yang cukup banyak, selalu dimintai pendapatnya oleh
pimpinan, selalu mengambil inisiatif dan melakukan persuasi agar konsep atau
idenya diterima pimpinan.
Hubungan Dalam Organisasi
Pembicaraan tentang hubungan di dalam
organisasi mencakup pembicaraan tentang tanggung jawab, wewenang, dan
pelaporan. Tanggung jawab adalah kekuasaan yang didelegasikan. Wewenang adalah
salah satu kekuasaan didasarkan pada pengakuan terhadap usaha orang
mempengaruhi orang lain. Pelaporan adalah wajib jawab pertanyaan bertalian
dengan pelaksanaan tugas.
B.
Definisi Struktur
Organisasi
Struktur adalah pola hubungan komponen
atau bagian suatu organisasi. Struktur
merupakan sitem formal hubungan kerja
yang membagi dan mengkoordinsikan tugas orang dan kelompok orang agar tujuan
tercapai.
Struktur dibedakan dari proses. Struktur
merupakan susunan subsistem dan komponen dalam ruang tiga dimensi pada suatu
waktu, sedang proses adalah perubahan dinamis dalam bahan, energi atau
informasi dari sistem tersebut menurut waktu.
Struktur itu sifatnya relatif stabil,
statis, berubah lambat atau memerlukan waktu untuk penyesuaian-penyesuaian,
sedang proses berubah cepat dan dinamis. Struktur merupakan komponen organisasi
di samping fungsi dan hubungan, sedang proses merupakan sesuatu yang dinamis
yang terjadi di dalam organisasi seperti pendelegasian, pengarahan, pengkoordinasian,
komunikasi, motivasi, proses mempengaruhi, kepemimpinan, rasa tak puas, konflik
dan lain-lain. Struktur perlu memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) struktur harus mengikuti strategi
(2) struktur harus sesuai dengan
teknologi organisasi
(3) struktur harus sesuai dengan
lingkungan luar
(4) struktur harus mengkoordinasikan
orang di dalam sistem dan harus pula
mengakomodasi besar organisasi.
Adapun komponen struktur adalah
spesialisasi dan koordinasi. Spesialisasi adalah proses dengan mana tugas-tugas
didefinisikan dalam pembagian kerja. Spesialisasi itu berdasar rancang bangun
kerja adalah alokasi tugas kerja tertentu pada perorangan atau kelompok orang.
Koordinasi adalah proses mengkaitkan
kegiatan yang telah dispesialisasi satu dengan yang lain sehingga menjamin
pencapaian tujuan bersama. Ada koordinasi vertikal yang mengkoordinasikan
kegiatan orang perorang dan kelompok sesuai hirarki kewenangan. Koordinasi
horisontal mengkoordinasi kegiatan individu dan kelompok yang bekerja pada satu
peringkat hirarki.
Departementalisasi merupakan proses
pengelompokan orang dan kegiatan di bawah pengawasan manajemen. Faktor positif
yang menentukan dalam departementalisasi adalah (1) spesialisasi diambil
manfaatnya, (2) membantu koordinasi, (3) memperlancar pengawasan, (4)
mendapatkan perhatian cukup, (5) mengurangi biaya dan (6) mengakui kemanusiaan.
Departemen dapat berdasar fungsi, (divisi) produk, proses, daerah, langganan,
waktu dan matriks.
Sentralisasi adalah proses konsentrasi
wewenang dan pengambilan keputusan pada peringkat atas suatu organisasi.
Bawahan semata-mata sebagai pelaksana. Keuntungan sistem sentralisasi adalah:
1) pemanfaatan lebih
sedikit personalia yang kurang terampil sehingga biaya dapat ditekan
2) pemanfaatan intuisi dengan cepat, dan
3) pengaturan yang sama bagi unit dalam
organisasi.
Keburukan sistem sentralisasi adalah:
1) putusan lama
bila data ada pada bawahan
2) personalia
bawah tidak berkembang
3) tidak ada
koordinasi putusan tak dilaksanakan, dan
4) putusan oleh
atasan menyita waktunya.
Untuk menghindari keburukan sentralisasi
ini dilakukan delegasi sehingga diperoleh desentralisasi. Bila delegasi itu
berhasil, diperoleh keuntungan sebagai berikut:
1. penerimaan oleh
bawahan akan mengubah sikap di dalam proses membiarkan tugas
dan pencapaian tujuan;
2. atasan akan
dengan senang hati membiarkan bawahan melakukan hal-hal yang
dipandang sesuai dalam pelaksanaan tugas;
3. atasan dapat
menanggung adanya kesalahan kecil; dan (4) atasan akan
mempercayai bawahan.
Koordinasi vertikal memiliki 4 unsur
fundamental yaitu (1) rantai komando, (2) rentang pengawasan, (3) delegasi dan
(4) sentralisasi, desentralisasi. Rantai komando adalah garis wewenang yang
secara vertikal menghubungkan orang dalam organisasi dengan atasan berikutnya.
Prinsip skalar dan satunya komando mendasari rantai komando. Rentang pengawasan
adalah banyaknya bawahan yang melapor langsung pada seorang manajer; jumlah
biasanya terbatas karena keterbatasan kemampuan atasan.
Delegasi adalah proses membagi dan
mempercayakan kerja pada orang lain. Dalam hal ini dasarnya adalah bahwa
wewenang harus sama dengan tanggung jawab bila kerja didelegasikan. Dalam hal
apakah perlu sentralisasi atau desentralisasi sifatnya adalah situasional. Koordinasi
horisontal yaitu proses dimana kegiatan diintegrasikan pada peringkat yang
sama. Koordinasi jenis ini memerlukan wewenang yang bertindak tidak secara hirarkis
melainkan tergantung pada keahlian (wewenang fungsional).
C.
Pengorganisasian Sebagai Fungsi
Manajemen
Seperti diketahui organisasi adalah wadah kegiatan (perencanaan:
tujuan, strategi, kebijaksanaan dan program). Di dalam organisasi maka struktur
yang dikenal dapat bersifat formal maupun informal.
1.
Struktur Formal
Struktur formal tergambar dalam peta organisasi yang menunjukkan
posisi kerja, jenis kerja yang dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok
atau komponen sub bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi.
Pembicaraan tentang struktur organisasi
formal tidaklah lengkap bila tidak mengemukakan adanya struktur organisasi
lain, misalnya untuk pimpinan, struktur komite/kepanitian, struktur kelompok
kepentingan, organisasi penunjang atau pelayanan teknis. Struktur organisasi
untuk pimpinan atau manajemen puncak merupakan bagian organisasi formal.
Struktur Dewan Direksi mewadahi kegiatan penentu tujuan, kebijaksanaan badan
usaha, memilih manajer-manajer dan bertanggung jawab mengecek pimpinan
pelaksana. Mereka adalah orang kuat, mengenal intern organisasi setia dan berminat
mendorong organisasi. Komite atau kepanitiaan adalah kelompok orang yang khusus
menjalankan kegiatan secara tidak penuh. Sifatnya ad hoc atau sementara;
kalau tugasnya selesai di bubarkan. Kebaikan komite adalah memungkinkan adanya
putusan intuitif kelompok yang sifatnya terpadu, memungkinkan koordinasi,
kemungkinan diperolehnya kerjasama dalam pelaksanaan rencana dan melatih
anggota serta mendapatkan pemikiran yang berkesinambungan. Keburukan komite
ialah tindakannya lambat, mahal, memecah tanggung jawab dan putusannya kompromi.
2.
Struktur Informal
Struktur informal adalah
organisasi bayangan, struktur di belakang struktur, suatu struktur tak resmi berdampingan dengan struktur formal.
Organisasi penunjang atau unit pelayanan teknis (UPT) merupakan organisasi yang
sangat penting demi kelancaran tugas unit operasional. Fungsinya ialah
menyiapkan dan menyediakan segala sesuatu yang diperlukan oleh unit
operasional. Pemisahan unit ini sesuai dengan kebutuhan apakah dipusatkan atau
didesentralisasikan.
Seperti diterangkan di depan,
selain struktur organisasi formal ada pula struktur organisasi informal.
Organisasi informal muncul karena kebutuhan peribadi dan kelompok anggota
organisasi. Herbert A. Simon mendefinisikan organisasi informal sebagai
hubungan antar pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam
organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal atau tidak dengan
keberadaan struktur formal organisasi.
Faktor yang membantu
pembentukan organisasi informal ini adalah faktor ekstern, yaitu yang dibawa orang
misalnya pendidikan, umum, senioritas, kelamin, latar belakang etnis, dan
kepribadian, dan faktor intern, misalnya jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas
kerja dan simbol status. Dengan adanya organisasi informal ini para anggota
dapat dibantu mencapai tujuan pribadi, merasa aman dan memiliki jati diri,
merasa terlindungi, terpenuhi kebutuhan bermasyarakat, dan lain-lain. Bagi
organisasi, organisasi informal ini menjamin adanya kerjasama, mengurangi
absensi dan perputaran kerja serta dapat memperbaiki komunikasi. Organisasi informal
dapat berkembang berdasar :
1. struktur hubungan manusiawi, di mana atasan dapat mengadakan
kontak langsung dengan bawahan dimanapun dia berada;
2. model sumber daya manusia, dimana ada pengkaitan hubungan
(linking-pin) secara vertikal, horisontal maupun silang antar departemen;
3. model tim proyek, dan
4. model kolega, dimana satu anggota atau kelompok saling
berhubungan dengan banyak anggota atau kelompok lain.
Daftar Pustaka
Djatmiko, Y. H. 2008. Perilaku
Organisasi. Bandung: Alfabeta
Manullang, M. 1987. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia
Reksohadiprodjo, S. 1990. Pengantar
Manajemen. Jakarta: Karunika, Universitas
Terbuka,
