15. Komunikasi dalam Manajemen

D. Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif

Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).

Menurut Devito (1989), komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy,2003, p. 30).

Komunikasi efektif terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita itu satu dan sama. Komunikasi yang efisien terjadi bila biayanya minimum berdasar sumberdaya yang dimanfaatkan. Komunikasi sering terganggu karena masalah semantic/arti kata, tak ada umpan balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi yang efektif:

(1) bahwa harus mendengarkan secara aktif

(2) usahakan memberikan umpan balik

(3) langsung pada masalah

(4) menggambarkan situasi

(5) meringkas

Para pakar di American Management Assosiation mengungkapkan 10 aturan yang diikuti bila anda ingin berkomunikasi dengan baik:

1.Jelaskan konsep / ide anda sebelum berkomunikasi

2.Teliti tujuan sebenarnya dari komunikasi

3. Pertimbangkan suasana lingkungan dan waktu

4. Hubungi pihak lain

5. Waspada atas nada dan isi berita

6. Komunikasikan sesuatu yang membantu dan bernilai bagi penerima

7. Tindak lanjut komunikasi anda

8. Komunikasi untuk waktu yang akan datang pula

9. Tindakan konsisten dengan kata

10.Menjadilah pendengar yang baik

Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi di dalam organisasi (walau orang sudah menjalankan pedoman komunikasi efektif dipengaruhi oleh):

(1) saluran formal

(2) struktur organisasi

(3) spesialisasi tugas dan

(4) dimilikinya informasi tertentu oleh orang per orang.

Makin panjang saluran formal, makin tidak efektif komunikasi; makin kompleks struktur organisasi makin sulit komunikasi; komunikasi di dalam kelompok relatif mudah, antar kelompok relatif sulit, dan makin banyak informasi unit dimiliki orang per orang makin kompleks komunikasi.

Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.

1.      Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2.      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.

E. Model Pengolahan Informasi

Model-model pembelajaran pengolahan informasi pada dasarnya menitikberatkan pada cara-cara memperkuat dorongan internal (datang dari dalam diri) manusia untuk memahami dunia dengan cara menggali dan mengorganisasi data, merasakan adanya masalah dan mengupayakan jalan pemecahannya, serta mengembangkan bahasa untuk mengungkapkan.

Beberapa model dalam kelompok ini memberikan sejumlah konsep, sebagian lagi menitikberatkan pada pembentukan konsep dan pengetesan anailisis, dan sebagaian lainnya memusatkan perhatian pada pengembangan kemampuan kreatif. Beberapa model sengaja dirancang untuk memperkuat kemampuan intelektual umum :

1.        Pencapaian Konsep (Concept Attainment)

2.      Berpikir Induktif ( Inductive Thinking)

3.      Latihan Penelitian ( Inquiry Training)

4.      Pemandu Awal (Advance Organizers)

5.      Memorisasi ( Memorization)

6.      Pengembangan Intelek (Developing Intellect), Dan

7.       Penelitian Ilmiah ( Scientific Inquiry)

Model pengolahan informasi dibawah ini ada 4 yaitu:

1. Rational : Pemodelan secara visual  yang memiliki banyak kemampuan (powerful) untuk pembentukan sistem berorientasi obyek.

2. Limited capacity : Kapasitas pengolahan informasi yang terbatas kepada tujuan manipulasi sebuah subset informasi yang tersedia

3. Expert  : Keahlian dalam pengolahan informasi yang tersedia

4. Cybernetic : Teori sistem pengontrol yang didasarkan pada komunikasi (penyampaian informasi) antara sistem dan lingkungan dan antar sistem, pengontrol (feedback) dari sistem berfungsi dengan memperhatikan lingkungan.

F. Model Interaktif Manajemen

Suatu cara atau teknik yang digunakan saat menyajikan informasi secara interaktif.

1. Confidence : Adanya rasa nyaman dalam organisasi untuk berinteraksi

2. Immediacy : Adanya kepercayaan yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan

3. Interaction management : Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan

4. Expressiveness : Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

5. Other-orientation : Dalam suatu manajemen organisasi berorientasi pada pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, R, L., Manajemen, Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta, 2003.

Effendy, O.U., Sistem Informasi Manajemen. Mandar Maju. Bandung, 1996.

Gibson, J.J., J.H. Donelly, JR, dan J.M. Ivancevich., Manajemen, Edisi Kesembilan,

Erlangga, Jakarta, 1997.

Deddy Mulyana, 2005, Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar, Bandung:

Remaja Rosdakarya.

http://www.kajianpustaka.com/2012/10/komunikasi-interpersonal.html

14. Komunikasi dalam Manajemen

A.    Definisi Komunikasi

Dalam satu organisasi pasti akan terjadi komunikasi antara anggota organisasi tersebut. Media untuk komunikasi bisa bermacam-macam tergantung dengan situasi.

Komunikasi merupakan suatu cara penyampaian informasi dari pemberi informasi kepada sasaran dengan maksud terjadi pemahaman akan isi pesan. Komunikasi adalah proses dengan mana orang yang bekerja dalam organisasi saling mentrasmisikan informasi dan menginterpretasikan artinya.

Unsur-unsur dalam proses suatu komunikasi adalah sumber informasi, saluran atau metode yang dipakai, isi pesan atau informasi, efek, umpan balik (feed back), dan sasaran informasi.

B.      Proses Komunikasi 

 

FEED BACK

Gambar 5: Proses Komunikasi (Sumber: Djatmiko, 2008)

Elemen-elemen serta proses-proses yang terlibat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

a.   Pengirim (Sender) atau sumber yang memulai komunikasi. Dalam suatu organisasi, pengirim mengkomunikasikannya kepada satu atau lebih orang lain.

b. Pengkodean (Encoding). Pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan cara menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol atau isyarat, biasanya dalam bentuk kata-kata atau isyarat yang diyakini oleh pengirim akan dintepretasikan oleh penerima dengan maksud yang sama.

c.   Pesan (Message). Pesan adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. Pesan dapat berupa segala bentuk yang dapat dirasakan atau diterima oleh satu atau lebih indra penerima.

d.   Saluran (Channel) atau kanal. Kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. Kanal harus disesuaikan dengan bentuk pesannya supaya komunikasi dapat dilakukan lebih efisien dan efektif.

e. Penafsiran Kode (Decoding). Penafsiran kode adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Penafsiran kode dipengaruhi oleh (1) pengalaman masa lalu si penerima, (2) interprestasi pribadi terhadap simbol atau isyarat yang digunakan, (3) harapan (orang cenderung mendengarkan apa yang dia ingin dengarkan, serta (4) kesamaan pengertian arti dengan pengirim.

f.    Penerima (Receiver). Penerima adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.

g. Gangguan(Noise). Gangguan adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses komunikasi.

h. Umpan balik (Feedback). Feedback adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim. Karena saat itu penerima menjadi pengirim feedback dan pengirim berfungsi sebaliknya, maka feedback tersebut mengalir melalui urutan langkah yang sama dengan sebelumnya, hanya arahnya yang berlainan.

C. Hambatan Komunikasi

Hambatan-hambatan tersebut bisa disebabkan karena beberapa faktor, antara lain:

       1. Hambatan Sosio-Antro-Psikologis

a. Hambatan Sosiologis : Masyarakat terdiri dari berbagai golongan dan lapisan, yang menimbulkan perbedaan dalam statu sosial, agama, ideologi, tingkat pendidikan dan sebagainya, yang kesemuanya dapat menjadi hambatan bagi kelancaran komunikasi.

b. Hambatan Antropologis : Dalam melancarkan komunikasi, seorang komunikator tidak akan berhasil apabila ia tidak mengenal siapa komunikannya. “siapa” di sini bukan namanya, melainkan ras apa, bangsa apa, dan suku apa. Dalam hal ini, komunikator harus mengenal kebudayaan, gaya hidup, norma kehidupan serta kebiasaan komunikannya.

c. Hambatan Psikologis : Faktor psikologis seringkali menjadi hambatan dalam komunikasi. Hal ini umumnya disebabkan komunikator tidak mengkaji diri komunikan sebelum melancarkan komunikasi. Komunikasi sulit berhasil apabila komunikan sedang sedih, bingung, marah, kecewa, kesal dan lain sebagainya.

       2. Hambatan Semantis

Hambatan semantis meliputi bahasa yang digunakan oleh komunikator dalam menyampaikan pikiran dan perasaannya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi, komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan semantis ini, sebab kesalahan dalam ucapan maupun tulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) dan salah tafsir (misinterpreatation), yang pada akhirnya dapat menimbulkan salah komunikasi (misunderstanding).

       3. Hambatan Mekanis

Hambatan mekanis kita jumpai pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Seperti suara telepon yang berisik, ketikan huruf yang rusak pada media cetak, atau gambar kabur di layar televisi.

4. Hambatan Ekologis

Hambatan ekologis terjadi disebabkan oleh gangguan lingkungan terhadap berlangsungnya komunikasi. Contohnya adalah suara riuh orang-orang ramai atau kebisingan lalulintas, suara hujan atau petir, suara pesawat terbang dan lain-lain saat sedang berkomunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, R, L., Manajemen, Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta, 2003.

Effendy, O.U., Sistem Informasi Manajemen. Mandar Maju. Bandung, 1996.

Gibson, J.J., J.H. Donelly, JR, dan J.M. Ivancevich., Manajemen, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta, 1997.