14. Komunikasi dalam Manajemen

A.    Definisi Komunikasi

Dalam satu organisasi pasti akan terjadi komunikasi antara anggota organisasi tersebut. Media untuk komunikasi bisa bermacam-macam tergantung dengan situasi.

Komunikasi merupakan suatu cara penyampaian informasi dari pemberi informasi kepada sasaran dengan maksud terjadi pemahaman akan isi pesan. Komunikasi adalah proses dengan mana orang yang bekerja dalam organisasi saling mentrasmisikan informasi dan menginterpretasikan artinya.

Unsur-unsur dalam proses suatu komunikasi adalah sumber informasi, saluran atau metode yang dipakai, isi pesan atau informasi, efek, umpan balik (feed back), dan sasaran informasi.

B.      Proses Komunikasi 

 

FEED BACK

Gambar 5: Proses Komunikasi (Sumber: Djatmiko, 2008)

Elemen-elemen serta proses-proses yang terlibat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

a.   Pengirim (Sender) atau sumber yang memulai komunikasi. Dalam suatu organisasi, pengirim mengkomunikasikannya kepada satu atau lebih orang lain.

b. Pengkodean (Encoding). Pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan cara menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol atau isyarat, biasanya dalam bentuk kata-kata atau isyarat yang diyakini oleh pengirim akan dintepretasikan oleh penerima dengan maksud yang sama.

c.   Pesan (Message). Pesan adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. Pesan dapat berupa segala bentuk yang dapat dirasakan atau diterima oleh satu atau lebih indra penerima.

d.   Saluran (Channel) atau kanal. Kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. Kanal harus disesuaikan dengan bentuk pesannya supaya komunikasi dapat dilakukan lebih efisien dan efektif.

e. Penafsiran Kode (Decoding). Penafsiran kode adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Penafsiran kode dipengaruhi oleh (1) pengalaman masa lalu si penerima, (2) interprestasi pribadi terhadap simbol atau isyarat yang digunakan, (3) harapan (orang cenderung mendengarkan apa yang dia ingin dengarkan, serta (4) kesamaan pengertian arti dengan pengirim.

f.    Penerima (Receiver). Penerima adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.

g. Gangguan(Noise). Gangguan adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses komunikasi.

h. Umpan balik (Feedback). Feedback adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim. Karena saat itu penerima menjadi pengirim feedback dan pengirim berfungsi sebaliknya, maka feedback tersebut mengalir melalui urutan langkah yang sama dengan sebelumnya, hanya arahnya yang berlainan.

C. Hambatan Komunikasi

Hambatan-hambatan tersebut bisa disebabkan karena beberapa faktor, antara lain:

       1. Hambatan Sosio-Antro-Psikologis

a. Hambatan Sosiologis : Masyarakat terdiri dari berbagai golongan dan lapisan, yang menimbulkan perbedaan dalam statu sosial, agama, ideologi, tingkat pendidikan dan sebagainya, yang kesemuanya dapat menjadi hambatan bagi kelancaran komunikasi.

b. Hambatan Antropologis : Dalam melancarkan komunikasi, seorang komunikator tidak akan berhasil apabila ia tidak mengenal siapa komunikannya. “siapa” di sini bukan namanya, melainkan ras apa, bangsa apa, dan suku apa. Dalam hal ini, komunikator harus mengenal kebudayaan, gaya hidup, norma kehidupan serta kebiasaan komunikannya.

c. Hambatan Psikologis : Faktor psikologis seringkali menjadi hambatan dalam komunikasi. Hal ini umumnya disebabkan komunikator tidak mengkaji diri komunikan sebelum melancarkan komunikasi. Komunikasi sulit berhasil apabila komunikan sedang sedih, bingung, marah, kecewa, kesal dan lain sebagainya.

       2. Hambatan Semantis

Hambatan semantis meliputi bahasa yang digunakan oleh komunikator dalam menyampaikan pikiran dan perasaannya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi, komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan semantis ini, sebab kesalahan dalam ucapan maupun tulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) dan salah tafsir (misinterpreatation), yang pada akhirnya dapat menimbulkan salah komunikasi (misunderstanding).

       3. Hambatan Mekanis

Hambatan mekanis kita jumpai pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Seperti suara telepon yang berisik, ketikan huruf yang rusak pada media cetak, atau gambar kabur di layar televisi.

4. Hambatan Ekologis

Hambatan ekologis terjadi disebabkan oleh gangguan lingkungan terhadap berlangsungnya komunikasi. Contohnya adalah suara riuh orang-orang ramai atau kebisingan lalulintas, suara hujan atau petir, suara pesawat terbang dan lain-lain saat sedang berkomunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, R, L., Manajemen, Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta, 2003.

Effendy, O.U., Sistem Informasi Manajemen. Mandar Maju. Bandung, 1996.

Gibson, J.J., J.H. Donelly, JR, dan J.M. Ivancevich., Manajemen, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta, 1997.